Детальний опис додатку Application Details

Вступ Introduction

Що таке система управління бізнесом та бухгалтерського обліку? What is Business Management and Accounting System?

Наша система — це комплексне рішення для автоматизації бізнес-процесів, яке поєднує функціонал CRM (Customer Relationship Management) та ERP (Enterprise Resource Planning) систем. Система призначена для: Our system is a comprehensive solution for business process automation that combines CRM (Customer Relationship Management) and ERP (Enterprise Resource Planning) functionality. The system is designed for:

• Оперативного обліку товарів, грошових коштів та взаємозв'язків з контрагентами Operational accounting of goods, funds and relationships with counterparties
• Управління складськими запасами та рухом товарів Inventory management and goods movement
• Фінансового контролю та аналітики бізнес-процесів Financial control and business process analytics
• Автоматизації документообігу та звітності Document flow automation and reporting

Основні переваги системи Main System Advantages

Для кого призначена система? Who is the system for?

• Власники бізнесу — контроль фінансів та прибутковості Business owners — financial control and profitability
• Менеджери — управління продажами та закупівлями Managers — sales and procurement management
• Бухгалтери — ведення обліку та формування звітності Accountants — accounting and reporting
• Складські працівники — управління запасами та рухом товарів Warehouse workers — inventory and goods movement management
• Менеджери з продажу — робота з клієнтами та замовленнями Sales managers — working with customers and orders

Основи оперативного обліку Operational Accounting Basics

Що таке оперативний облік? What is operational accounting?

Оперативний облік (також відомий як управлінський облік) — це система обліку господарських операцій, яка відрізняється від класичного бухгалтерського обліку своєю оперативністю та орієнтацією на управлінські потреби. Operational accounting (also known as management accounting) is a system for recording business operations that differs from classical accounting in its operational nature and focus on management needs.

Відмінності оперативного обліку від бухгалтерського Differences between operational and accounting

Характеристика Characteristic	Оперативний облік Operational Accounting	Бухгалтерський облік Accounting
ПризначенняPurpose	Управління бізнес-процесамиBusiness process management	Фінансова звітністьFinancial reporting
ШвидкістьSpeed	Реальний часReal-time	Після завершення періодуAfter period end
ДеталізаціяDetail	Детальна по товарах, складахDetailed by products, warehouses	Агрегована по рахункахAggregated by accounts
МетаGoal	Контроль та аналізControl and analysis	Відповідність стандартамCompliance with standards

Основні поняття оперативного обліку Key Concepts of Operational Accounting

1. Облікова ціна vs Фактична закупівельна ціна 1. Accounting Price vs Actual Purchase Price

Облікова ціна — це стандартизована (нормативна) ціна товару, яка використовується для: Accounting price is a standardized (normative) product price used for:

• Внутрішнього управлінського облікуInternal management accounting
• Списань, переміщень, внутрішніх звітівWrite-offs, transfers, internal reports
• Аналізу залишків і оборотівAnalysis of balances and turnover

Переваги облікової ціни: Advantages of accounting price:

• Усі документи використовують одну ціну → аналітика точна і порівнюванаAll documents use one price → analytics are accurate and comparable
• Стабільність для аналізу руху товарівStability for goods movement analysis
• Простота розрахунківSimplicity of calculations

Фактична закупівельна ціна використовується для: Actual purchase price is used for:

• Фінансового обліку (COGS — собівартість проданих товарів)Financial accounting (COGS — cost of goods sold)
• Маржинального аналізу по партіяхMarginal analysis by batches
• Аналізу рентабельності по постачальникамProfitability analysis by suppliers

2. Оперативні продажі vs Сейлзові продажі 2. Operational Sales vs Sales Sales

Сейлзові продажі (CRM): Sales Sales (CRM):

• Продажі до моменту оформлення документівSales before document processing
• Взаємодія з клієнтом: лід, переговори, комерційна пропозиціяCustomer interaction: lead, negotiations, commercial proposal
• Воронка продажів та прогнозуванняSales funnel and forecasting
• Про те, як переконати клієнта купитиAbout how to convince a customer to buy

Операційні продажі (ERP): Operational Sales (ERP):

• Продажі після закриття угодиSales after deal closure
• Оформлення документів: рахунок, накладна, відвантаженняDocument processing: invoice, delivery note, shipment
• Реєстрація оплати та оновлення складуPayment registration and warehouse update
• Про те, як оформити продаж у системах компаніїAbout how to process sales in company systems

Структура документів в системі Document Structure in the System

Усі документи в системі мають уніфіковану структуру: All documents in the system have a unified structure:

Шапка документа (Header) Document Header

• Номер документаDocument number
• Дата проведенняPosting date
• Контрагент (постачальник або клієнт)Counterparty (supplier or customer)
• СкладWarehouse
• Посилання на замовлення або інвойсReference to order or invoice
• Статус документаDocument status

Рядки документа (Items) Document Lines (Items)

• Номер рядкаLine number
• Код товару (SKU/Артикул)Product code (SKU/Article)
• Опис товаруProduct description
• КількістьQuantity
• Одиниця виміруUnit of measure
• Партія/Серійний номер (опціонально)Batch/Serial number (optional)
• Місце зберігання на складіStorage location in warehouse

Життєвий цикл документа Document Lifecycle

[Створити] ──▶ [Чернетка] ──▶ [Провести] ──▶ [Проведений]
    │                     │
    │                     ├──▶ [Сторнувати] ──▶ [Сторнований]
    │                     │
    │                     └──▶ [Анулювати] ──▶ [Анульований]
    │
    └──▶ [Видалити] (лише для чернеток)[Create] ──▶ [Draft] ──▶ [Post] ──▶ [Posted]
    │                     │
    │                     ├──▶ [Reverse] ──▶ [Reversed]
    │                     │
    │                     └──▶ [Void] ──▶ [Voided]
    │
    └──▶ [Delete] (only for drafts)

Статуси документів: Document Statuses:

• Чернетка (Draft) — документ збережений, але ще не має бухгалтерських/складських рухів. Можна редагувати, копіювати або видалити.Draft — document saved but has no accounting/warehouse movements yet. Can be edited, copied or deleted.
• Проведений (Posted) — документ зафіксований в обліку. Його не можна прямо редагувати.Posted — document fixed in accounting. Cannot be directly edited.
• Сторнований (Reversed) — створена зворотна операція, яка обнуляє проведення.Reversed — reverse operation created that cancels the posting.
• Анульований (Voided) — документ скасований без створення зворотних проводок.Voided — document cancelled without creating reverse entries.

Початок роботи Getting Started

Реєстрація та вхід в систему Registration and Login

Реєстрація нового користувача New User Registration

1. Перейдіть на сторінку реєстраціїGo to registration page
2. Заповніть обов'язкові поля: Fill in required fields:
   • Email — ваша електронна адреса (буде використовуватися для входу)Email — your email address (will be used for login)
   • Пароль — надійний пароль (мінімум 8 символів)Password — strong password (minimum 8 characters)
   • Ім'я та ПрізвищеFirst Name and Last Name
   • Номер телефону (опціонально)Phone Number (optional)
3. Натисніть кнопку "Зареєструватися"Click "Register" button
4. Підтвердіть email за посиланням, яке надійде на вашу поштуConfirm email via link sent to your email

Вхід в систему Login to System

1. Відкрийте сторінку входуOpen login page
2. Введіть ваш email та парольEnter your email and password
3. Натисніть "Увійти"Click "Login"

Альтернативний спосіб: Ви можете увійти через Google акаунт, натиснувши кнопку "Увійти через Google". Alternative method: You can login via Google account by clicking "Login with Google" button.

Відновлення паролю Password Recovery

Якщо ви забули пароль: If you forgot your password:

1. На сторінці входу натисніть "Забули пароль?"On login page click "Forgot password?"
2. Введіть ваш emailEnter your email
3. Перевірте пошту та перейдіть за посиланням для відновленняCheck your email and follow the recovery link
4. Створіть новий парольCreate a new password

Перші кроки після входу First Steps After Login

Вибір або створення організації Select or Create Organization

Після входу вам потрібно вибрати або створити організацію: After login you need to select or create an organization:

1. Якщо у вас вже є організація — виберіть її зі спискуIf you already have an organization — select it from the list
2. Якщо потрібно створити нову: If you need to create a new one:
   • Перейдіть в розділ "Організації" (Organization)Go to "Organizations" section
   • Натисніть кнопку "Створити"Click "Create" button
   • Заповніть дані організації: Fill in organization data:
     • Назва організаціїOrganization name
     • Код ЄДРПОУ (якщо є)EDRPOU code (if available)
     • АдресаAddress
     • Контактна інформаціяContact information
   • Збережіть даніSave data

Налаштування профілю Profile Settings

1. Перейдіть в "Профіль" (Profile) або "Налаштування" (Settings)Go to "Profile" or "Settings"
2. Заповніть ваші дані: Fill in your data:
   • Фото профілю (опціонально)Profile photo (optional)
   • Контактна інформаціяContact information
   • Мова інтерфейсуInterface language
   • Часовий поясTime zone
3. Збережіть зміниSave changes

Головна панель та аналітика Dashboard and Analytics

Огляд бізнесу (Home) Business Overview (Home)

Головна панель надає вам швидкий доступ до ключових показників бізнесу та найважливіших функцій системи. The dashboard provides quick access to key business indicators and the most important system functions.

Основні блоки головної панелі Main Dashboard Blocks

1. Динаміка продажів 1. Sales Dynamics

На головній панелі відображаються два графіки: The dashboard displays two charts:

• Продажі по днях — показує динаміку продажів за останні 30 днівSales by Days — shows sales dynamics for the last 30 days
• Продажі по місяцях — показує динаміку продажів за останні 12 місяцівSales by Months — shows sales dynamics for the last 12 months

Як використовувати: How to use:

• Аналізуйте тренди продажівAnalyze sales trends
• Визначайте пікові дні та місяціIdentify peak days and months
• Порівнюйте поточний період з попереднімCompare current period with previous

2. Динаміка руху запасів 2. Inventory Movement Dynamics

Система відстежує рух товарів за трьома напрямками: The system tracks goods movement in three directions:

• Надходження — закупівлі, повернення, оприходування товарівReceipts — purchases, returns, goods receipt
• Вибуття — продажі, списання і витрати товарівDisposals — sales, write-offs and goods expenses
• Залишки — залишки товарів в результаті господарської діяльностіBalances — goods balances as a result of business activities

Період аналізу: останні 30 днів у порівнянні з попередніми 30 днями. Analysis period: last 30 days compared to previous 30 days.

3. Активність облікового запису 3. Account Activity

Відстеження загальної активності системи: Tracking overall system activity:

• Загальна активність по днях — сумарна активність всіх сутностей за кожен день останніх 30 днівTotal Activity by Days — total activity of all entities for each day of the last 30 days
• Загальна активність по місяцях — сумарна активність всіх сутностей за кожен місяць останніх 12 місяцівTotal Activity by Months — total activity of all entities for each month of the last 12 months

Що це дає: What this provides:

• Розуміння інтенсивності використання системиUnderstanding system usage intensity
• Визначення пікових періодів активностіIdentifying peak activity periods
• Контроль роботи командиTeam work control

Dashboard (Панель аналітики) Dashboard (Analytics Panel)

Розділ Dashboard надає детальну аналітику активності різних сутностей системи. The Dashboard section provides detailed analytics of activity of various system entities.

Графіки активності по сутностях Activity Charts by Entities

1. Активність по сутностях за останні 30 днів 1. Activity by Entities for Last 30 Days

• Показує динаміку активності різних сутностей (документи, товари, партнери тощо)Shows activity dynamics of various entities (documents, products, partners, etc.)
• Дозволяє визначити найбільш використовувані розділи системиAllows to identify the most used system sections

2. Активність по сутностях за останні 12 місяців 2. Activity by Entities for Last 12 Months

• Довгострокова динаміка активностіLong-term activity dynamics
• Виявлення сезонних трендівIdentifying seasonal trends

3. Загальна активність по сутностях 3. Total Activity by Entities

• Сумарна кількість операцій по кожній сутностіTotal number of operations per entity
• Визначення найбільш активних розділівIdentifying the most active sections

Як використовувати Dashboard: How to use Dashboard:

• Аналізуйте ефективність використання системиAnalyze system usage efficiency
• Визначайте пріоритетні напрямки розвиткуIdentify priority development directions
• Контролюйте роботу командиControl team work

Управління документами обліку Accounting Documents Management

Типи документів в системі Document Types in the System

Система підтримує наступні типи документів: The system supports the following document types:

1. Торгівля 1. Trade

Видаткова накладна (INVOICE_OUTGOING) Outgoing Invoice (INVOICE_OUTGOING)

• Призначення: оформлення продажу товарів клієнтуPurpose: processing goods sale to customer
• Коли використовується: при відвантаженні товарів клієнтуWhen used: when shipping goods to customer
• Що відбувається: зменшення залишків на складі, формування заборгованості клієнтаWhat happens: decrease in warehouse stock, customer debt formation

Доставка (INVOICE_DELIVERY) Delivery (INVOICE_DELIVERY)

• Призначення: оформлення доставки товарівPurpose: processing goods delivery
• Коли використовується: при організації доставки товарів клієнтамWhen used: when organizing goods delivery to customers
• Особливості: може бути пов'язана з видатковою накладноюFeatures: can be linked to outgoing invoice

2. Управління запасами 2. Inventory Management

Надходження (INVOICE_INCOMING) Receipt (INVOICE_INCOMING)

• Призначення: оформлення надходження товарів від постачальникаPurpose: processing goods receipt from supplier
• Коли використовується: при отриманні товарів на складWhen used: when receiving goods at warehouse
• Що відбувається: збільшення залишків на складі, формування заборгованості перед постачальникомWhat happens: increase in warehouse stock, supplier debt formation

Переміщення (INVOICE_TRANSFER) Transfer (INVOICE_TRANSFER)

• Призначення: переміщення товарів між складамиPurpose: transferring goods between warehouses
• Коли використовується: при переміщенні товарів з одного складу на іншийWhen used: when moving goods from one warehouse to another
• Що відбувається: зменшення залишків на складі-відправнику, збільшення на складі-одержувачіWhat happens: decrease in sender warehouse stock, increase in receiver warehouse stock

Інвентаризація (STOCK_TAKING_ACT) Inventory (STOCK_TAKING_ACT)

• Призначення: узгодження фактичних залишків з обліковимиPurpose: reconciling actual balances with accounting balances
• Коли використовується: при проведенні інвентаризації на складіWhen used: when conducting warehouse inventory
• Що відбувається: коригування залишків до фактичних значеньWhat happens: adjusting balances to actual values

Списання (DISPOSAL_ACT) Write-off (DISPOSAL_ACT)

• Призначення: списання товарів зі складу (брак, псування, втрати)Purpose: writing off goods from warehouse (defects, spoilage, losses)
• Коли використовується: при виявленні браку, псування або втрат товарівWhen used: when defects, spoilage or goods losses are detected
• Що відбувається: зменшення залишків на складіWhat happens: decrease in warehouse stock

Оприходування (STOCK_ENTRY_ACT) Receipt Entry (STOCK_ENTRY_ACT)

• Призначення: оприходування товарів на склад (виявлені надлишки, безкоштовне надходження)Purpose: receiving goods to warehouse (detected surpluses, free receipt)
• Коли використовується: при виявленні надлишків або безкоштовному надходженніWhen used: when surpluses are detected or free receipt occurs
• Що відбувається: збільшення залишків на складіWhat happens: increase in warehouse stock

3. Ціноутворення 3. Pricing

Переоцінка (REVALUATION_ACT) Revaluation (REVALUATION_ACT)

• Призначення: зміна облікових цін товарівPurpose: changing accounting prices of goods
• Коли використовується: при зміні ринкових умов, інфляції або інших факторівWhen used: when market conditions change, inflation or other factors
• Що відбувається: оновлення облікових цін товарів без зміни кількостіWhat happens: updating accounting prices of goods without changing quantity

4. Замовлення 4. Orders

Вхідне замовлення (ORDER_INCOMING) Incoming Order (ORDER_INCOMING)

• Призначення: оформлення замовлення від постачальникаPurpose: processing order from supplier
• Коли використовується: при розміщенні замовлення у постачальникаWhen used: when placing order with supplier
• Особливості: може бути основою для документа "Надходження"Features: can be basis for "Receipt" document

Вихідне замовлення (ORDER_OUTGOING) Outgoing Order (ORDER_OUTGOING)

• Призначення: оформлення замовлення від клієнтаPurpose: processing order from customer
• Коли використовується: при отриманні замовлення від клієнтаWhen used: when receiving order from customer
• Особливості: може бути основою для документа "Видаткова накладна"Features: can be basis for "Outgoing Invoice" document

Робота з документами Working with Documents

Створення нового документа Creating New Document

1. Перейдіть в розділ "Acc Document" (Документи обліку)Go to "Acc Document" section (Accounting Documents)
2. Натисніть кнопку "Створити" або "Додати"Click "Create" or "Add" button
3. Виберіть тип документа зі спискуSelect document type from list
4. Заповніть шапку документа: Fill in document header:
   • Дата документаDocument date
   • Контрагент (постачальник або клієнт)Counterparty (supplier or customer)
   • СкладWarehouse
   • Посилання на замовлення (якщо є)Reference to order (if available)
5. Додайте рядки документа: Add document lines:
   • Натисніть "Додати рядок"Click "Add Line"
   • Виберіть товар зі списку або введіть код товаруSelect product from list or enter product code
   • Вкажіть кількість та одиницю виміруSpecify quantity and unit of measure
   • Вкажіть ціну (якщо потрібно)Specify price (if needed)
   • Додайте інші дані (партія, серійний номер, місце зберігання)Add other data (batch, serial number, storage location)
6. Перевірте правильність заповненняCheck correctness of filling
7. Натисніть "Зберегти" для збереження як чернетка або "Провести" для одразу проведення документаClick "Save" to save as draft or "Post" to immediately post document

Редагування документа Editing Document

Чернетки можна редагувати: Drafts can be edited:

1. Знайдіть документ у спискуFind document in list
2. Натисніть на нього для відкриттяClick on it to open
3. Внесіть зміниMake changes
4. Збережіть зміниSave changes

Проведені документи редагувати не можна. Для зміни проведеного документа потрібно: Posted documents cannot be edited. To change posted document you need to:

• Створити сторно-документ (зворотний документ)Create reverse document (reversal document)
• Або анулювати документ та створити новийOr void document and create new one

Проведення документа Posting Document

Проведення документа — це фіксація операції в бухгалтерському та складському обліку. Posting document is fixing operation in accounting and warehouse records.

Що відбувається при проведенні: What happens when posting:

• Створюються бухгалтерські проводкиAccounting entries are created
• Оновлюються залишки на складахWarehouse balances are updated
• Формуються заборгованості перед контрагентамиDebts to counterparties are formed
• Документ отримує статус "Проведений"Document receives "Posted" status

Як провести документ: How to post document:

1. Відкрийте документOpen document
2. Перевірте правильність всіх данихCheck correctness of all data
3. Натисніть кнопку "Провести"Click "Post" button
4. Підтвердіть проведенняConfirm posting

Після проведення: After posting:

• Документ не можна редагуватиDocument cannot be edited
• Можна переглядати та друкуватиCan be viewed and printed
• Можна створити сторно-документCan create reverse document

Сторнування документа Reversing Document

Сторнування — це створення зворотної операції, яка обнуляє проведення документа. Reversal is creating reverse operation that cancels document posting.

Коли використовується: When used:

• Помилка в документі після проведенняError in document after posting
• Необхідність скасувати операціюNeed to cancel operation

Як сторнувати документ: How to reverse document:

1. Відкрийте проведений документOpen posted document
2. Натисніть кнопку "Сторнувати"Click "Reverse" button
3. Підтвердіть сторнуванняConfirm reversal
4. Система автоматично створить зворотний документSystem will automatically create reverse document

Анулювання документа Voiding Document

Анулювання — це скасування проведення без створення зворотних проводок. Voiding is cancelling posting without creating reverse entries.

Відмінність від сторнування: Difference from reversal:

• Сторнування створює зворотні проводкиReversal creates reverse entries
• Анулювання просто скасовує проведенняVoiding simply cancels posting

Як анулювати документ: How to void document:

1. Відкрийте проведений документOpen posted document
2. Натисніть кнопку "Анулювати"Click "Void" button
3. Підтвердіть анулюванняConfirm voiding

Видалення документа Deleting Document

Видалити можна тільки чернетки. Only drafts can be deleted.

Як видалити документ: How to delete document:

1. Знайдіть чернетку у спискуFind draft in list
2. Виберіть документ (поставте галочку)Select document (check box)
3. Натисніть кнопку "Видалити" або "Видалити позначені"Click "Delete" or "Delete Selected" button
4. Підтвердіть видаленняConfirm deletion

Пошук та фільтрація документів Search and Filter Documents

Пошук по номеру або контрагенту: Search by number or counterparty:

1. Використовуйте поле пошуку в верхній частині спискуUse search field at top of list
2. Введіть номер документа, назву контрагента або інші даніEnter document number, counterparty name or other data
3. Результати будуть відфільтровані автоматичноResults will be filtered automatically

Фільтрація: Filtering:

• По типу документаBy document type
• По даті створення/проведенняBy creation/posting date
• По статусу (чернетка, проведений, сторнований)By status (draft, posted, reversed)
• По контрагентуBy counterparty
• По складуBy warehouse

Сортування: Sorting:

• Натисніть на заголовок колонки для сортуванняClick column header to sort
• Повторне натискання змінює напрямок сортуванняClick again to change sort direction

Друк документів Printing Documents

1. Відкрийте документOpen document
2. Натисніть кнопку "Друк" або "PDF"Click "Print" or "PDF" button
3. Виберіть формат виводуSelect output format
4. Налаштуйте параметри друку (якщо потрібно)Configure print settings (if needed)
5. Натисніть "Друк" або "Зберегти PDF"Click "Print" or "Save PDF"

Управління товарами та запасами Products and Inventory Management

Робота з товарами (Product) Working with Products

Створення товару Creating Product

1. Перейдіть в розділ "Product" (Товари)Go to "Product" section
2. Натисніть кнопку "Створити"Click "Create" button
3. Заповніть основні дані: Fill in basic data:
   • Назва товару (обов'язково)Product Name (required)
   • Артикул/SKU (унікальний код товару)Article/SKU (unique product code)
   • Опис (детальний опис товару)Description (detailed product description)
   • Категорія (виберіть зі списку або створіть нову)Category (select from list or create new)
   • Одиниця виміру (шт, кг, м, л тощо)Unit of Measure (pcs, kg, m, l, etc.)
   • Облікова ціна (якщо використовується нормативна ціна)Accounting Price (if standard price is used)
4. Додайте додаткові дані: Add additional data:
   • Фото товаруProduct photo
   • Характеристики (вага, розміри, колір тощо)Characteristics (weight, dimensions, color, etc.)
   • Штрих-код (якщо є)Barcode (if available)
5. Збережіть товарSave product

Редагування товару Editing Product

1. Знайдіть товар у спискуFind product in list
2. Натисніть на нього для відкриттяClick on it to open
3. Внесіть зміниMake changes
4. Збережіть зміниSave changes

Важливо: Зміна облікової ціни товару не впливає на вже проведені документи. Для зміни ціни в обліку використовуйте документ "Переоцінка". Important: Changing product accounting price does not affect already posted documents. To change price in accounting, use "Revaluation" document.

Категорії товарів Product Categories

Створення категорії: Creating Category:

1. У формі товару виберіть "Створити нову категорію"In product form select "Create New Category"
2. Введіть назву категоріїEnter category name
3. Виберіть батьківську категорію (якщо потрібно створити підкатегорію)Select parent category (if need to create subcategory)
4. Збережіть категоріюSave category

Використання категорій: Using Categories:

• Організація товарів у деревоOrganizing products into tree
• Фільтрація та пошукFiltering and search
• Формування звітів по категоріяхGenerating reports by categories

Одиниці виміру (Measurement) Units of Measure

Створення одиниці виміру: Creating Unit of Measure:

1. Перейдіть в розділ "Measurement" (Одиниці виміру)Go to "Measurement" section
2. Натисніть "Створити"Click "Create"
3. Заповніть дані: Fill in data:
   • Назва (наприклад, "шт", "кг", "м")Name (e.g., "pcs", "kg", "m")
   • Коротка назва (наприклад, "шт", "кг")Short name (e.g., "pcs", "kg")
   • Код (якщо потрібно)Code (if needed)
4. ЗбережітьSave

Стандартні одиниці виміру: Standard Units of Measure:

• шт (штуки)pcs (pieces)
• кг (кілограми)kg (kilograms)
• г (грами)g (grams)
• м (метри)m (meters)
• л (літри)l (liters)
• м² (квадратні метри)m² (square meters)
• м³ (кубічні метри)m³ (cubic meters)

Управління складами (Acc Storage) Warehouse Management

Створення складу Creating Warehouse

1. Перейдіть в розділ "Acc Storage" (Склади)Go to "Acc Storage" section (Warehouses)
2. Натисніть кнопку "Створити"Click "Create" button
3. Заповніть дані: Fill in data:
   • Назва складу (обов'язково)Warehouse Name (required)
   • Адреса складуWarehouse Address
   • Відповідальна особаResponsible Person
   • Опис (додаткова інформація)Description (additional information)
4. Збережіть складSave warehouse

Перегляд залишків на складі Viewing Warehouse Balances

1. Перейдіть в розділ "Acc Storage"Go to "Acc Storage" section
2. Виберіть склад зі спискуSelect warehouse from list
3. Перегляньте інформацію про залишки: View balance information:
   • Список товарів на складіList of products in warehouse
   • Кількість по кожному товаруQuantity per product
   • Облікова вартість залишківAccounting value of balances

Альтернативний спосіб: Використовуйте звіт "Залишки товарів" (Inventory Balance Report) Alternative method: Use "Inventory Balance Report"

Типи цін (Acc Price Type) Price Types

Система підтримує різні типи цін для товарів: The system supports different price types for products:

Створення типу ціни Creating Price Type

1. Перейдіть в розділ "Acc Price Type" (Типи цін)Go to "Acc Price Type" section (Price Types)
2. Натисніть "Створити"Click "Create"
3. Заповніть дані: Fill in data:
   • Назва типу ціни (наприклад, "Ціна продажу", "Оптова ціна", "Роздрібна ціна")Price Type Name (e.g., "Sale Price", "Wholesale Price", "Retail Price")
   • ОписDescription
   • Валюта (якщо потрібно)Currency (if needed)
4. ЗбережітьSave

Використання типів цін Using Price Types

Типи цін використовуються в документах для вказівки, за якою ціною відбувається операція: Price types are used in documents to specify at which price the operation occurs:

• При продажу — ціна продажуWhen selling — sale price
• При закупівлі — закупівельна цінаWhen purchasing — purchase price
• При переоцінці — новий тип ціниWhen revaluing — new price type

Управління бізнес-партнерами Business Partners Management

Бізнес-партнери (Acc Business Partner) Business Partners

Бізнес-партнери — це постачальники та клієнти вашої організації. Business partners are suppliers and customers of your organization.

Створення бізнес-партнера Creating Business Partner

1. Перейдіть в розділ "Acc Business Partner" (Бізнес-партнери)Go to "Acc Business Partner" section (Business Partners)
2. Натисніть кнопку "Створити"Click "Create" button
3. Заповніть дані: Fill in data:

   Основна інформація: Basic Information:

   • Назва (назва компанії або ПІБ фізичної особи)Name (company name or individual's full name)
   • Тип партнера (Постачальник, Клієнт, або Обидва)Partner Type (Supplier, Customer, or Both)
   • Код ЄДРПОУ (якщо є)EDRPOU Code (if available)
   • Податковий номер (якщо потрібно)Tax Number (if needed)

   Контактна інформація: Contact Information:

   • АдресаAddress
   • ТелефонPhone
   • EmailEmail
   • Веб-сайтWebsite

   Фінансова інформація: Financial Information:

   • Банківські реквізитиBank details
   • Валюта розрахунківSettlement currency
   • Умови оплатиPayment terms
4. Збережіть партнераSave partner

Редагування бізнес-партнера Editing Business Partner

1. Знайдіть партнера у спискуFind partner in list
2. Натисніть на нього для відкриттяClick on it to open
3. Внесіть зміниMake changes
4. Збережіть зміниSave changes

Перегляд історії операцій з партнером Viewing Partner Operation History

1. Відкрийте картку партнераOpen partner card
2. Перейдіть на вкладку "Операції" або "Документи"Go to "Operations" or "Documents" tab
3. Перегляньте список всіх документів з цим партнером: View list of all documents with this partner:
   • Надходження від постачальникаReceipts from supplier
   • Продажі клієнтуSales to customer
   • ЗамовленняOrders
   • ЗаборгованістьDebt

Заборгованість перед партнерами Debt to Partners

Система автоматично розраховує заборгованість: The system automatically calculates debt:

• Заборгованість перед постачальниками — сума неоплачених надходженьDebt to Suppliers — sum of unpaid receipts
• Заборгованість клієнтів — сума неоплачених продажівCustomer Debt — sum of unpaid sales

Перегляд заборгованості: Viewing Debt:

1. Відкрийте картку партнераOpen partner card
2. Перегляньте розділ "Заборгованість"View "Debt" section
3. Деталізація по документах доступна у списку операційDocument details available in operations list

Налаштування системи System Settings

Управління користувачами (User) User Management

Створення користувача Creating User

1. Перейдіть в розділ "User" (Користувачі)Go to "User" section (Users)
2. Натисніть кнопку "Створити"Click "Create" button
3. Заповніть дані: Fill in data:
   • Email (буде використовуватися для входу)Email (will be used for login)
   • Пароль (або надіслати запрошення на email)Password (or send invitation to email)
   • Ім'я та ПрізвищеFirst Name and Last Name
   • Номер телефонуPhone Number
   • Організації (виберіть організації, до яких має доступ користувач)Organizations (select organizations user has access to)
   • Типи доступу (права доступу)Access Types (access rights)
4. Збережіть користувачаSave user

Права доступу Access Rights

Система підтримує різні рівні доступу: The system supports different access levels:

• Адміністратор — повний доступ до всіх функційAdministrator — full access to all functions
• Менеджер — доступ до документів та звітівManager — access to documents and reports
• Бухгалтер — доступ до документів обліку та звітівAccountant — access to accounting documents and reports
• Складський працівник — доступ до складських операційWarehouse Worker — access to warehouse operations
• Переглядач — тільки перегляд данихViewer — only view data

Деактивація користувача Deactivating User

1. Відкрийте картку користувачаOpen user card
2. Зніміть галочку "Активний"Uncheck "Active" checkbox
3. Збережіть зміниSave changes

Користувач не зможе увійти в систему, але всі його дані залишаться в системі. User will not be able to login, but all their data will remain in the system.

Управління організаціями (Organization) Organization Management

Створення організації Creating Organization

1. Перейдіть в розділ "Organization" (Організації)Go to "Organization" section (Organizations)
2. Натисніть кнопку "Створити"Click "Create" button
3. Заповніть дані: Fill in data:
   • Назва організаціїOrganization Name
   • Код ЄДРПОУEDRPOU Code
   • АдресаAddress
   • Контактна інформаціяContact Information
   • Банківські реквізитиBank Details
4. Збережіть організаціюSave organization

Перемикання між організаціями Switching Between Organizations

Якщо у вас є доступ до кількох організацій: If you have access to multiple organizations:

1. Натисніть на назву поточної організації в верхній частині екрануClick on current organization name at top of screen
2. Виберіть потрібну організацію зі спискуSelect required organization from list
3. Система автоматично перемкнеться на вибрану організаціюSystem will automatically switch to selected organization

Важливо: Всі дані (товари, документи, партнери) прив'язані до конкретної організації. Important: All data (products, documents, partners) is linked to specific organization.

Налаштування профілю Profile Settings

Редагування профілю Editing Profile

1. Перейдіть в "Профіль" (Profile) або натисніть на ваше ім'я в правому верхньому кутіGo to "Profile" or click on your name in top right corner
2. Внесіть зміни: Make changes:
   • Фото профілюProfile photo
   • Ім'я та прізвищеFirst name and last name
   • EmailEmail
   • Номер телефонуPhone number
   • Мова інтерфейсуInterface language
   • Часовий поясTime zone
3. Збережіть зміниSave changes

Зміна паролю Changing Password

1. Перейдіть в "Профіль"Go to "Profile"
2. Натисніть "Змінити пароль"Click "Change Password"
3. Введіть поточний парольEnter current password
4. Введіть новий пароль (двічі для підтвердження)Enter new password (twice for confirmation)
5. Збережіть зміниSave changes

Звіти та аналітика Reports and Analytics

Доступні звіти Available Reports

Система надає наступні типи звітів: The system provides the following report types:

1. Залишки товарів (Inventory Balance Report) 1. Inventory Balance Report

Призначення: Перегляд залишків товарів на складах Purpose: Viewing product balances in warehouses

Параметри звіту: Report Parameters:

• Склад (або всі склади)Warehouse (or all warehouses)
• Дата звітуReport date
• Товар або категорія товарівProduct or product category

Що показує: What it shows:

• Список товарівProduct list
• Кількість на складіQuantity in warehouse
• Облікова вартість залишківAccounting value of balances
• Загальна вартість залишківTotal value of balances

Як отримати: How to get:

1. Перейдіть в розділ звітівGo to reports section
2. Виберіть "Залишки товарів"Select "Inventory Balance"
3. Вкажіть параметриSpecify parameters
4. Натисніть "Сформувати"Click "Generate"

2. Порівняння залишків (Inventory Comparison Report) 2. Inventory Comparison Report

Призначення: Порівняння залишків на різні дати Purpose: Comparing balances on different dates

Параметри звіту: Report Parameters:

• Дата початку періодуPeriod start date
• Дата кінця періодуPeriod end date
• СкладWarehouse

Що показує: What it shows:

• Залишки на початок періодуBalances at period start
• Залишки на кінець періодуBalances at period end
• Зміни за періодChanges during period

3. Рух товарів (Goods Movement Report) 3. Goods Movement Report

Призначення: Детальний звіт про рух товарів за період Purpose: Detailed report on goods movement for period

Параметри звіту: Report Parameters:

• Дата початку періодуPeriod start date
• Дата кінця періодуPeriod end date
• Товар (або всі товари)Product (or all products)
• СкладWarehouse

Що показує: What it shows:

• Надходження за періодReceipts for period
• Вибуття за періодDisposals for period
• Залишки на початок та кінець періодуBalances at start and end of period
• Оборот за періодTurnover for period

4. Товарообіг (Trade Turnover Report) 4. Trade Turnover Report

Призначення: Аналіз товарообігу за період Purpose: Trade turnover analysis for period

Параметри звіту: Report Parameters:

• Дата початку періодуPeriod start date
• Дата кінця періодуPeriod end date
• Групування (по товарах, категоріях, складах)Grouping (by products, categories, warehouses)

Що показує: What it shows:

• Обсяг продажівSales volume
• Обсяг закупівельPurchase volume
• МаржинальністьMargin
• Топ товарівTop products

5. Каса (Cash Statement Report) 5. Cash Statement Report

Призначення: Рух грошових коштів по касі Purpose: Cash flow movement

Параметри звіту: Report Parameters:

• Дата початку періодуPeriod start date
• Дата кінця періодуPeriod end date

Що показує: What it shows:

• Надходження в касуCash receipts
• Видатки з касиCash expenses
• Залишок на початок та кінець періодуBalance at start and end of period

6. Банк (Bank Statement Report) 6. Bank Statement Report

Призначення: Рух грошових коштів по банківських рахунках Purpose: Bank account cash flow movement

Параметри звіту: Report Parameters:

• Дата початку періодуPeriod start date
• Дата кінця періодуPeriod end date
• Банківський рахунокBank account

Що показує: What it shows:

• Надходження на рахунокAccount receipts
• Видатки з рахункуAccount expenses
• Залишок на початок та кінець періодуBalance at start and end of period

Експорт звітів Exporting Reports

Всі звіти можна експортувати в різних форматах: All reports can be exported in different formats:

Доступні формати: Available Formats:

• PDF — для друку та архівуванняPDF — for printing and archiving
• Excel — для подальшої обробки в таблицяхExcel — for further processing in spreadsheets
• CSV — для імпорту в інші системиCSV — for import into other systems

Як експортувати: How to export:

1. Сформуйте звітGenerate report
2. Натисніть кнопку "Експорт"Click "Export" button
3. Виберіть форматSelect format
4. Збережіть файлSave file

Друк документів Printing Documents

Всі документи можна друкувати або зберігати як PDF: All documents can be printed or saved as PDF:

1. Відкрийте документOpen document
2. Натисніть кнопку "Друк" або "PDF"Click "Print" or "PDF" button
3. Налаштуйте параметри (якщо потрібно)Configure settings (if needed)
4. Надрукуйте або збережіть PDFPrint or save PDF

Часті питання (FAQ) Frequently Asked Questions (FAQ)

Загальні питання General Questions

Q: Як швидко навчитися працювати з системою? Q: How to quickly learn to work with the system?

A: Почніть з розділу "Головна панель" та створіть тестові документи. Використовуйте цю інструкцію як довідник. A: Start with "Dashboard" section and create test documents. Use this manual as a reference.

Q: Чи можна використовувати систему на мобільному телефоні? Q: Can the system be used on mobile phone?

A: Так, система адаптована для роботи на мобільних пристроях. Відкрийте систему в браузері на вашому смартфоні. A: Yes, the system is adapted for mobile devices. Open the system in browser on your smartphone.

Q: Як зробити резервну копію даних? Q: How to backup data?

A: Система автоматично зберігає всі дані на сервері. Для додаткової безпеки експортуйте важливі звіти в PDF або Excel. A: The system automatically saves all data on server. For additional security, export important reports to PDF or Excel.

Q: Скільки користувачів може працювати одночасно? Q: How many users can work simultaneously?

A: Кількість одночасних користувачів не обмежена. Всі зміни синхронізуються в реальному часі. A: Number of simultaneous users is unlimited. All changes are synchronized in real time.

Питання про документи Questions About Documents

Q: Чи можна редагувати проведений документ? Q: Can posted document be edited?

A: Ні, проведені документи редагувати не можна. Для виправлення помилки створіть сторно-документ або анулюйте документ. A: No, posted documents cannot be edited. To fix error, create reverse document or void document.

Q: Що робити, якщо помилково провів документ? Q: What to do if document was posted by mistake?

A: Використовуйте функцію "Сторнувати" для створення зворотної операції. A: Use "Reverse" function to create reverse operation.

Q: Як скопіювати документ? Q: How to copy document?

A: Відкрийте документ та натисніть кнопку "Копіювати". Система створить нову чернетку з даними вихідного документа. A: Open document and click "Copy" button. System will create new draft with data from original document.

Q: Чи можна видалити документ після проведення? Q: Can document be deleted after posting?

A: Ні, видалити можна тільки чернетки. Проведені документи можна тільки сторнувати або анулювати. A: No, only drafts can be deleted. Posted documents can only be reversed or voided.

Питання про товари та запаси Questions About Products and Inventory

Q: Як змінити облікову ціну товару? Q: How to change product accounting price?

A: Використовуйте документ "Переоцінка" для зміни облікових цін товарів. A: Use "Revaluation" document to change product accounting prices.

Q: Що робити, якщо фактичні залишки не відповідають обліковим? Q: What to do if actual balances don't match accounting balances?

A: Проведіть інвентаризацію за допомогою документа "Інвентаризація". A: Conduct inventory using "Inventory" document.

Q: Як перемістити товар з одного складу на інший? Q: How to move product from one warehouse to another?

A: Створіть документ "Переміщення" з вказівкою складу-відправника та складу-одержувача. A: Create "Transfer" document specifying sender and receiver warehouses.

Q: Чи можна вказати кілька одиниць виміру для одного товару? Q: Can multiple units of measure be specified for one product?

A: Наразі кожен товар має одну основну одиницю виміру. Для роботи з різними одиницями виміру створюйте окремі позиції товару. A: Currently each product has one main unit of measure. To work with different units, create separate product items.

Питання про бізнес-партнерів Questions About Business Partners

Q: Як додати контактну особу до бізнес-партнера? Q: How to add contact person to business partner?

A: В картці партнера додайте інформацію про контактну особу в полі "Опис" або "Додаткова інформація". A: In partner card add contact person information in "Description" or "Additional Information" field.

Q: Чи можна бачити історію всіх операцій з партнером? Q: Can history of all operations with partner be viewed?

A: Так, відкрийте картку партнера та перейдіть на вкладку "Операції" або "Документи". A: Yes, open partner card and go to "Operations" or "Documents" tab.

Q: Як розрахувати заборгованість перед постачальником? Q: How to calculate debt to supplier?

A: Система автоматично розраховує заборгованість на основі проведених документів. Перегляньте розділ "Заборгованість" в картці партнера. A: System automatically calculates debt based on posted documents. View "Debt" section in partner card.

Питання про звіти Questions About Reports

Q: Як часто оновлюються дані в звітах? Q: How often are report data updated?

A: Дані в звітах оновлюються в реальному часі. При формуванні звіту використовуються актуальні дані на момент формування. A: Report data is updated in real time. When generating report, current data at generation time is used.

Q: Чи можна зберегти параметри звіту для швидкого доступу? Q: Can report parameters be saved for quick access?

A: Наразі параметри звіту не зберігаються. Рекомендуємо зберігати звіти в PDF або Excel для подальшого використання. A: Currently report parameters are not saved. We recommend saving reports in PDF or Excel for further use.

Q: Як експортувати великий звіт в Excel? Q: How to export large report to Excel?

A: Натисніть кнопку "Експорт" та виберіть формат Excel. Система автоматично сформує файл з усіма даними. A: Click "Export" button and select Excel format. System will automatically generate file with all data.

Технічні питання Technical Questions

Q: Які браузери підтримуються? Q: Which browsers are supported?

A: Система працює в сучасних браузерах: Chrome, Firefox, Safari, Edge (останні версії). A: System works in modern browsers: Chrome, Firefox, Safari, Edge (latest versions).

Q: Чи потрібно встановлювати додаткове програмне забезпечення? Q: Is additional software installation needed?

A: Ні, система працює в браузері. Достатньо мати доступ до інтернету. A: No, system works in browser. Internet access is sufficient.

Q: Що робити, якщо сторінка не завантажується? Q: What to do if page doesn't load?

A: Перевірте підключення до інтернету, очистіть кеш браузера або спробуйте відкрити систему в іншому браузері. A: Check internet connection, clear browser cache or try opening system in another browser.

Q: Як повідомити про помилку або запропонувати покращення? Q: How to report error or suggest improvement?

A: Зв'яжіться з технічною підтримкою через email або форму зворотного зв'язку в системі. A: Contact technical support via email or feedback form in system.

Глосарій термінів Glossary of Terms

АктивністьActivity

кількість операцій (створення, редагування документів) в системі за певний період.number of operations (creating, editing documents) in system for certain period.

Анулювання документаDocument Voiding

скасування проведення документа без створення зворотних проводок.cancelling document posting without creating reverse entries.

Бізнес-партнерBusiness Partner

постачальник або клієнт організації.supplier or customer of organization.

Бухгалтерський облікAccounting

система обліку господарських операцій для формування фінансової звітності.system for recording business operations for financial reporting.

ВибуттяDisposal

операції, що зменшують залишки товарів на складі (продажі, списання).operations that decrease product balances in warehouse (sales, write-offs).

Графік активностіActivity Chart

візуалізація кількості операцій в системі за певний період.visualization of number of operations in system for certain period.

Документ облікуAccounting Document

документ, що фіксує господарську операцію (надходження, продаж, переміщення тощо).document that records business operation (receipt, sale, transfer, etc.).

ЗаборгованістьDebt

сума неоплачених операцій з контрагентом.sum of unpaid operations with counterparty.

ЗалишкиBalances

кількість товарів на складі на певну дату.quantity of products in warehouse on certain date.

ІнвентаризаціяInventory

узгодження фактичних залишків товарів з обліковими.reconciling actual product balances with accounting balances.

НадходженняReceipt

операції, що збільшують залишки товарів на складі (закупівлі, оприходування).operations that increase product balances in warehouse (purchases, receipt entries).

Облікова цінаAccounting Price

стандартизована ціна товару, що використовується для управлінського обліку.standardized product price used for management accounting.

Оперативний облікOperational Accounting

система обліку господарських операцій для управлінських потреб в реальному часі.system for recording business operations for management needs in real time.

ОприходуванняReceipt Entry

документ, що фіксує надходження товарів на склад (виявлені надлишки, безкоштовне надходження).document that records goods receipt to warehouse (detected surpluses, free receipt).

ПартіяBatch

група товарів, що надійшли одночасно від одного постачальника.group of products received simultaneously from one supplier.

Проведення документаDocument Posting

фіксація операції в бухгалтерському та складському обліку.fixing operation in accounting and warehouse records.

СписанняWrite-off

документ, що фіксує зменшення залишків товарів (брак, псування, втрати).document that records decrease in product balances (defects, spoilage, losses).

СторнуванняReversal

створення зворотної операції, яка обнуляє проведення документа.creating reverse operation that cancels document posting.

ТоварообігTrade Turnover

обсяг продажів товарів за певний період.volume of product sales for certain period.

Тип ціниPrice Type

класифікація цін за призначенням (ціна продажу, оптова ціна, роздрібна ціна).price classification by purpose (sale price, wholesale price, retail price).

Фактична закупівельна цінаActual Purchase Price

реальна ціна, за якою товар був закуплений у постачальника.real price at which product was purchased from supplier.

ЧернеткаDraft

документ, що збережений, але ще не проведений в обліку.document that is saved but not yet posted in accounting.